Gelecek için yalın yönetim!

‘Yalın’laşmak, sadeleşmektir.

Çoğumuzun hayatında ihtiyaç duyduğu şey bu olduğu gibi, kurumların da en büyük arzusu.

Yeni çağa uyum için maliyetleri düşürürken, hızlı ve doğru ürünler sunuluyor olmalı.

Bunu sağlayanlar, sahip oldukları imkanlarla daha verimli çıktılar elde ediyorlar.

Özel işletmelerin gözdesi olan bu üretim ve yönetim anlayışı, kamu için oldukça ütopik!

-Ütopik; gerçekleşmesi mümkün olmayan-

Ama bugün tam da bundan bahsedeceğim.

Tabii ki önce ‘Yalın yönetim’ kavramına açıklık getirelim...

Günümüzde havalı olan başlıklardan biri olan yalın üretim; her şeyden önce bir felsefe.

İşletme ikliminde kabul görmeyen her şey gibi o da ölmeye mahkûm.

Bu nedenle çalışan herkes tarafından benimsenmesi, sürdürülebilirliğin sağlanması şart!

Peki, nedir yalınlaşma?

Akademik tanım şöyle:

İşletmelerin operasyonel süreçlerinde katma değer yaratmayan faaliyetlerin azaltılarak, organizasyonların yapısının müşterilerin istek ve ihtiyaçlarına daha iyi cevap verebilmesi amacıyla, sürekli iyileştirme felsefesine dayanan bir yaklaşım.

Fark ettiyseniz tanım içinde kullanılan araçlar da saklı; Kaizen ‘sürekli iyileştirme’, 3M ‘Muri, Mura, Muda’, 5S ‘problem kaynaklarını yok etme’, değer akış haritalama, iş ve zaman etütleri, kalite çemberleri…

Daha çok teknik mevcut.

İşin temelleri, 1950'lerde Toyota ailesinin bireylerinden mühendis Eiji Toyoda ve beraber çalıştığı deha mühendis Taiichi Ohno tarafından atılmış, Japon Toyota firmasının kuruluşuyla hayata geçmiştir.

Yapısında hiçbir gereksiz unsur taşımayan, hata, maliyet, stok, işçilik, geliştirme süreci, üretim alanı, fire, müşteri memnuniyetsizliği gibi unsurların en aza indirildiği üretim sistemi; yalın oluyor.

Ve uygulamaya başlayanlar sağladıkları yararı, rakamlarla ortaya koyabiliyorlar.

Zaten hep dediğimiz gibi ölçülemeyen şey yönetilemiyor.

Asıl sorumuz ise:

Özel sektör için kurtarıcı olan bu sistem, kamuda uygulanabilir mi?

***

Daha önce Bursa Büyükşehir Belediyesi aracılığıyla düzenlenen Yalın Belediyecilik Sempozyumu’nda konuyu ele almış ve ayrıntıları size aktarmıştım.

Türkiye’de ilk kez belediyelerde yalın yönetim uygulamasını hayata geçiren ve bu sayede 800 milyon TL’lik tasarruf sağlayan Bursa Büyükşehir Belediyesi, bunun için 2020’den beri çalışıyor!

Başkan Alinur Aktaş, “Vatandaş için değer üretmeyen her şey gereksizdir, israftır” ifadesini her fırsatta tekrar ediyor.

“Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yalın Yönetim Şube Müdürlüğü birimi yıllardır emek harcarken, durumun topluma yansıması nasıl?” diye merak edebilirsiniz.

İşin en büyük handikabı, ‘İsrafın önüne geçtik’ söylemi zaten.

Çünkü bu, ‘Bugüne kadar israf vardı’ olarak algılanıyor. Perde arkasında yapılanlar, sağlananlar konuşulmuyor.

Ben de bir kez daha şunu sormak istiyorum:

Toplumun yararına olan şeyleri ne zaman siyasetten bağımsız konuşmayı başaracağız?

Böyle bir çalışma yapılmamış olsa tasarruftan hiç bahsedemeyecektik, daha mı iyi olurdu?

Faydaya dönüşmeyen ama kaynak tüketen her şeyden arınmak gerekiyordu, bunun için adım atıldı.

Başkan Alinur Aktaş’ın önderliğinde Genel Sekreter Ulaş Akhan, Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Bayhan ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı Alper Bayrak sorumluluğunda devam eden çalışmaları somut örneklerle sunabiliriz elbette.

Mesela akıllı kavşak uygulaması.

Ya da BUSMEK ile ilgili çalışmalar; İngilizce kursuna yoğun talep olduğu için düzenleme yapılmış, talep görmeyen el işi kurslarından, yabancı dile ve teknoloji ağırlıklı eğitimlere geçilmiş.

Belediye içinde açık ofis sistemine geçilmesi de yine aynı şekilde yalınlaşma sürecinin parçası.

Pek hoşa gitmeyen çalışmalardan biri de ‘Bir işi kaç kişiyle yapabiliriz?’ sorusunun cevabı.

Norm kadro çalışmaları ile bunlar hesaplanıyor ve bazen dışarıdan daha çok personel lazım algısı olsa da aksine fazlalık çıkıyor.

Bu özel sektörde işten çıkarma ile sonuçlanır, baştan belirteyim.

Ancak belediyede böyle bir şey yok.

Bursa Büyükşehir Belediyesi’nin hizmet için oluşturduğu yeni birimlere kaydırılan personel, işsiz kalmıyor başka alanlarda çalışmaya devam ediyor.

Kimse alıştığı işten kopmak istemez.

Sırf bu sebeple bile personel tarafından bir belediye başkanı için onlarca şikâyet sıralanabilir.

Amaç bugünü değil, geleceği kurtarmaksa bazı şeyleri göze almak gerekiyor.

Bursa Büyükşehir Belediyesi bu cesur hamleyi atıyor aynı anda da personel memnuniyet anketleri ile de durumu denetleniyor.

***

2024’te her birimin, yalınlaşmaya katkı sağlayacağı çalışma başlıkları belirlenmiş.

160’a yakın konu çalışılacak ve yıl sonunda yerel yönetimin 1,5 milyar TL’lik bir tasarruf sağlayacağı hesaplanıyor.

Yalın yönetim benim yabancı olduğum bir kavram değil; eğitimini hem alan hem de veren biri olarak kamuda karşılaşmak sürpriz oldu.

Sonuçlarını hemen göremediğiniz için önemsemeyebilir, beğenmeyebilirsiniz ama uzun soluklu yolculuğun etkilerini çok yakında hissedeceksiniz…